Die Geschäftsführung einer Kapitalgesellschaft ist für die Erstellung und Vorlage des Jahresabschlusses verantwortlich und legt diesen den Gesellschaftern „zur Feststellung“ vor. Mit der Feststellung des Jahresabschlusses genehmigen die Gesellschafter die vorgelegten wirtschaftlichen Zahlen und Fakten zur Geschäftsführung der Gesellschaft.
Ab einer bestimmten Größe müssen Gesellschaften ihren Jahresabschluss und ihren Lagebericht von einem Abschlussprüfer auf Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit prüfen lassen. Ohne diese Prüfung kann der Jahresabschluss nicht festgestellt werden.
Ein vor kurzem vom Landgericht Frankfurt am Main (Aktenzeichen: 2-11 O 78/20) entschiedener Fall zeigt, welche drastischen Konsequenzen es haben kann, wenn ein Wirtschaftsprüfer seine umfangreichen Pflichten verletzt.
Wir nehmen dies zum Anlass, die Abschlussprüfung zu beleuchten und auf etwaige Stolpersteine hinzuweisen.
Die Abschlussprüfung – was ist das und wozu gibt es sie?
Die Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) haben grundsätzlich einen Abschlussprüfer zu bestellen, wenn es sich nicht um eine kleine, sondern um eine mittelgroße oder große Kapitalgesellschaft handelt. Um eine mittelgroße Kapitalgesellschaft handelt es sich, wenn zwei der drei folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Bilanzsumme von mehr als 6 Mio. Euro
- mehr als 12 Mio. Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag
- mehr als 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt
Ist die Gesellschaft kapitalmarktorientiert („an der Börse“) oder erfüllt zwei der drei folgenden Kriterien, handelt es sich um eine große Kapitalgesellschaft:
- 20 Mio. Euro Bilanzsumme
- 40 Mio. Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag
- mehr als 250 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt
Die Abschlussprüfung dient dazu, dass die Angaben in Jahresabschluss und Lagebericht durch eine vertrauenswürdige, unabhängige Stelle überprüft und bestätigt werden. Ein Abschlussprüfer muss demnach feststellen, ob die Buchführung ordnungsgemäß durchgeführt wurde, ob korrekt bilanziert wurde und ob die Gewinn- und Verlustrechnung vollständig aufgestellt wurde. Auf diese Weise erfolgt auch eine deutlich bessere Information der Aufsichtsorgane (Gesellschafterversammlung, Aufsichtsrat), denen dadurch eine noch effektivere und bessere Kontrolle der Geschäftsführung ermöglicht wird. Auch wenn der Abschlussprüfer von den Gesellschaftern bestimmt wird, eng mit der Gesellschaft zusammenarbeitet und viele vertrauliche Informationen erlangt, gehört er nicht der Gesellschaft an. Er bleibt vielmehr eine unabhängige Kontrollinstanz, die von außen die Gesellschaft mit einem differenzierten Blick überprüft. Somit mutet die Stellung des Abschlussprüfers etwas zwiespältig an. Einerseits erfüllt der Abschlussprüfer eine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung als eine Art öffentlicher Auftrag und andererseits wird er von der Gesellschaft, welche er prüfen soll, gewählt und bezahlt.
Bei einer mittelgroßen GmbH oder Personengesellschaften (KG, OHG) reicht es in der Regel aus, wenn ein Buchprüfer als Abschlussprüfer gewählt wird. Bei großen Kapitalgesellschaften darf aber nur ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfergesellschaft gewählt werden, der sich einer so genannten Qualitätskontrolle bzw. Pflichtprüfung unterworfen hat. Hierfür erhält er eine entsprechende Teilnahmebescheinigung. Hat keine Prüfung des Jahresabschlusses stattgefunden, so kann der Jahresabschluss nicht festgestellt werden.
Die wirksame Bestellung des Abschlussprüfers setzt sich aus drei Rechtsakten zusammen. Hierzu zählen die Wahl des Abschlussprüfers durch die Gesellschafter bzw. die Hauptversammlung, die Auftragserteilung durch das zuständige Organ (gesetzliche Vertreter bzw. Aufsichtsrat) sowie die Auftragsannahme durch den Abschlussprüfer. Die Wahl gilt jeweils nur für ein Jahr, aber eine Wiederwahl ist zulässig.
Besondere Kompetenzen und Pflichten von Wirtschaftsprüfern
Wirtschaftsprüfer sind Experten auf dem Gebiet der Buchführung, des Wirtschafts- und Steuerrechts. An ihre Kompetenz und Integrität werden hohe Anforderungen gestellt. Nur knapp die Hälfte aller Prüfungskandidaten – die häufig schon eine Prüfung zum Steuerberater absolviert haben – besteht das anspruchsvolle und kostspielige Wirtschaftsprüferexamen. Außerdem unterliegen Wirtschaftsprüfer besonderen Berufspflichten, die in zahlreichen Gesetzen normiert sind. Besonders bedeutsam ist die Wirtschaftsprüferordnung (WPO), die an Wirtschaftsprüfer ähnliche Anforderungen stellt, wie es sie zum Beispiel auch für Anwälte gibt. So dürfen Wirtschaftsprüfer neben ihrer Prüfertätigkeit keinem Gewerbe nachgehen und nicht in eigenen Angelegenheiten prüfen.
In dem oben genannten Fall vor dem Landgericht Frankfurt hat eine Wirtschaftsprüfergesellschaft für einen Mandanten neben der Abschlussprüfungstätigkeit auch einen Käufer für ein Tochterunternehmen auf Honorarbasis vermittelt. Wie Rechtsanwälte unterliegen aber auch Abschlussprüfer bestimmten Tätigkeitsverboten. Hier bestanden nicht nur Interessenskonflikte, die Wirtschaftsprüfergesellschaft verstieß auch gegen das Verbot der Doppeltätigkeit. Das hatte zur Folge, dass die Mandatsvereinbarung der Vermittlungsleistung nichtig war und dem Wirtschaftsprüfer sein Honorar in Höhe von über 300.000,00 Euro nicht zustand. Das Gericht führt hierzu Folgendes aus:
„Die zwischen den Parteien geschlossene Mandatsvereinbarung ist […] nichtig. […] Nach der Rechtsprechung [sind] Verträge, die gegen berufsrechtliche Tätigkeitsverbote verstoßen, […] nichtig. […] Der Abschlussprüfer begibt sich, wenn er neben der Tätigkeit als Abschlussprüfer noch eine gewerbliche Vermittlungstätigkeit wahrnimmt, eindeutig in einen Interessenkonflikt und das Vertrauen der Allgemeinheit in seine Arbeit als Abschlussprüfer wird beeinträchtigt. Wirtschaftsprüfer unterliegen verschiedenen Berufspflichten […]. Hierzu gehören insbesondere Unabhängigkeit, Unbefangenheit und Unparteilichkeit.“
Es ist also besondere Vorsicht geboten, wenn eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft als Abschlussprüfer bestellt wird, die auch für weitere Leistungen beauftragt wird. Rein betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen sind zulässig, jedoch sollte die zusätzliche Mandatierung des Wirtschaftsprüfungsunternehmens genaustens kontrolliert werden.
Pflichten der Gesellschaft
Auch die Gesellschaft, die geprüft werden muss, unterliegt bestimmten Pflichten. Selbstredend muss sie stets die oben genannten Schwellenwerte im Auge behalten, die eine Prüfpflicht auslösen. Versäumt man dies, ist der Jahresabschluss, welcher nicht durch einen Abschlussprüfer geprüft wurde, nichtig. Die Nichtigkeit schlägt dann durch auf die Ausschüttungen an die Gesellschafter, die bei bereits erfolgter Ausschüttung zurückgefordert werden.
Sobald absehbar ist, dass die Werte in entsprechende Höhen steigen, sollte ein Abschlussprüfer rechtzeitig gewählt werden, weil er in der Regel schon bei der Vorratsinventur eingebunden werden muss.
Außerdem ist auch darauf zu achten, dass der Abschlussprüfer die erforderlichen Qualifikationen nachweisen kann. Die Angaben lassen sich im Zweifelsfall bei der Wirtschaftsprüferkammer überprüfen, die nicht nur die Wirtschaftsprüfer bestellt, sondern auch die Berufsaufsicht ausübt.
Auswahl des Abschlussprüfers
Unter bestimmten Umständen darf eine Person nicht als Abschlussprüfer gewählt werden. Zwei dieser Ausschlussgründe – die Doppelbetätigung und die Befangenheit – haben wir oben bereits genannt. Folgende Sachverhalte sollten daher bei der Wahl des Abschlussprüfers kritisch bewertet werden:
- Steht der Abschlussprüfer in einer besonderen persönlichen Beziehung zur Gesellschaft (z.B. Ausbildung in der Gesellschaft absolviert, langjährige berufliche Arbeit in der Gesellschaft)?
- Besteht ein besonderes wirtschaftliches oder persönliches Interesse des Prüfers an einem bestimmten Prüfungsergebnis (z. B. wirtschaftliche Beteiligung an der Gesellschaft, umfangreiche Verträge wie Darlehen mit dem Unternehmen, wirtschaftliche Auswirkungen eigener Handlungen auf den Abschluss)?
- Hat der Abschlussprüfer Interessen, die den Interessen des Unternehmens widerstreben könnten (z. B. Beteiligungen an Konkurrenzgesellschaften, eigene Unternehmungen)?
- Kann das Unternehmen auf den Abschlussprüfer besonderen Einfluss nehmen (z. B. Beschäftigung naher Angehöriger oder guter Freunde)?
Auch durch eine langjährige, intensive Zusammenarbeit bezogen auf die Prüfertätigkeit kann es dazu kommen, dass die Besorgnis der Befangenheit entsteht. Sobald dieser Verdacht aufkommt, sollten unbedingt Schutzmaßnahmen getroffen werden, indem zum Beispiel andere Prüfer einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in den Prozess eingebunden werden oder durch vertragliche Absprachen für mehr Transparenz gesorgt wird.
Organisation und Bereitstellung der Unterlagen
Ist ein Abschlussprüfer bestellt, müssen ihm rechtzeitig die erforderlichen Unterlagen beschafft werden. Die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft sind dazu verpflichtet, die Unterlagen betreffend die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der Gesellschaft bereitzustellen. Dazu gehören vor allem aktuelle Handelsregisterauszüge und die aktuelle Fassung der Satzung, die im aktuellen Jahr getroffenen Gesellschafterbeschlüsse und Nachweise über die wesentlichen wirtschaftlichen Bezüge.
Stellt man dem Abschlussprüfer die Unterlagen nicht oder stets nur verzögert zur Verfügung, kann es dazu kommen, dass der Abschlussprüfer misstrauisch wird.
Optimalerweise werden die relevanten Daten und Dokumente vorab ordentlich aufbereitet und dem Abschlussprüfer in strukturierter Form bereitgestellt. Zur Ordnung der Dokumente sollte beim ersten Erstellen der Unterlagen der Abschlussprüfer befragt werden.
Nach erfolgter Prüfung
Der Abschlussprüfer muss einen schriftlichen Prüfungsbericht erstellen, der die Lage des Unternehmens beurteilen soll. Sofern keine Einwendungen zu erheben sind, hat der Abschlussprüfer den Bestätigungsvermerk zum Jahresabschluss zu erteilen: Das unbeschränkte Testat.
Zusammenfassung
Die unterlassene Prüfung eines Jahresabschlusses von mittelgroßen oder großen Kapitalgesellschaften kann gravierende Rechtsfolgen nach sich ziehen und dazu führen, dass ggf. vorgenommene Ausschüttungen zurückgefordert werden können. Behalten Sie daher die Schwellenwerte im Blick. Bei der Bestellung des Abschlussprüfers ist höchste Sorgfalt im Hinblick auf dessen Kompetenz und Integrität geboten. Darüber hinaus sollte Vorsicht geboten sein, wenn neben der Abschlussprüfung noch weitere Leistungen beauftragt werden. Die Gesellschaft sollte – gerade bei einer erstmaligen Prüfung – die Abschlussprüfung nicht nur als eine lästige gesetzliche Pflicht sehen, sondern auch die durch die Prüfung gewonnenen wertvollen Daten und Informationen auswerten und in ihre Unternehmensführung miteinfließen lassen.