Artikel aus dem Handelsblatt Journal GovTech vom 20.02.2025
Als erster Behörde in Deutschland ist es der Bundesagantur für Arbeit gelungen, die Vorgaben des Online-Zugangsgesetzes zu erfüllen. Für Unter nehmen bieten wir viele Services bereits digital an. Sie können unter anderem online offene Stellen melden, das neue Qualifizierungsgeld beantragen oder auch Kurzarbeit anzeigen.
Aber auch Arbeitnehmer können sich beispielsweise über unsere Portale arbeitssuchend melden und, wenn sie dann tatsächlich den Job verlieren, dort ihr Arbeitslosengeld beantragen, ihre Daten verwalten oder nötige Unterlagen hochladen. Sowohl für die Arbeitsagenturen als auch für die Jobcenter gibt es entsprechende Apps. Diese Möglichkeiten nutzen unsere Kundinnen und Kunden auch. So stellen drei von vier Arbeitslosen ihren Antrag auf Arbeitslosengeld inzwischen online.
Ein neuer Personalbereich
Bei der Digitalisierung haben wir für unsere Kundinnen und Kunden also schon viel erreicht. Aber wie sieht es intern aus? Als ich vor etwas mehr als zwei Jahren in den Vorstand der Bundesagentur für Arbeit gewechselt bin, ist mir aufgefallen: Im Personalbereich arbeiten wir immer noch in den Strukturen, die es schon seit über 15 Jahren gibt. Zudem existiert noch keine elektronische Personalakte, die wird noch auf Papier geführt.
Das muss sich dringend ändern. Denn der demografische Wandel ist für uns eine enorme Herausforderung. In den kommenden zehn Jahren wechselt gut ein Drittel unserer Beschäftigten in den Ruhestand. Bei insgesamt 114.000 Beschäftigten ist das die Größe einer Stadt wie Stendal, Mettmann oder Fürstenfeldbruck.
Mit Beteiligung zum Ziel
Zum einen müssen wir mehr Fachkräfte von außen einstellen, wir müssen selbst ausbilden, wir müssen die Kollegen und Kolleginnen, die schon bei uns sind, in ihrer Weiterentwicklung gut unterstützen. All das erfordert möglichst individuelle Informationen, Angebote, Begleitung und Beratung durch unsere Personaler und Personalerinnen.
Dabei ist unser Personalbereich selbst vom demographischen Wandel betroffen. Wie werden wir das also schaffen? Eine Antwort für uns: Digitalisierung und Automatisierung, weg mit administrativen Aufgaben und rein in die relationalen Tätigkeiten. Da brauchen wir die Menschen.
Bei dem Umbau beteiligen wir die Beschäftigten aktiv. In Zukunftsfabriken entwickeln sie neue Prozesse als Basis für die Digitalisierung. Und das ganz agil, mit Methoden, die aus der Softwareentwicklung kommen: In Sprints erarbeiten sie Ideen, die sie dann vor Ort testen, im Review auswerten und dann weiterentwickeln. Erste Prozesse konnten wir so schon in wenigen Monaten für die gesamte Organisation neu aufstellen. An diese neuen Prozesse docken wir dann im nächsten Schritt moderne Personalsoftware an.
Digitales Portal für Personalthemen
Für die Beschäftigten ist es mitunter schwierig in der großen Organisation den passenden Ansprechpartner zu finden. Künftig geben sie ihr Anliegen auf einer zentralen, digitalen Plattform ein. Im Hintergrund stößt die Software dann den entsprechenden Prozess an und bindet die entscheidenden Kollegen und Kolleginnen direkt ein. Die Mitarbeitenden können dann Schritt für Schritt mitverfolgen, wo ihr Anliegen gerade steht.
Zudem planen wir eine ganz neue Organisationsstruktur. Die bisherigen Verbünde, in denen gesamthaft Personalarbeit für drei bis fünf Arbeitsagenturen gemacht wurde, lösen wir auf. An deren Stelle tritt ein modernes HR Operating Model mit Business Partnern, Kompetenz-, Produkt- und Servicecentern. Hier haben wir uns als BA unsere ganz eigene Ausgestaltung erarbeitet.
Die neuen Produktcenter beispielsweise wird es für die Themen Rekrutierung, Lernen und Nachwuchskräfte geben. Sie sind als Organisation in der Organisation zu verstehen, wie einzelne Betriebe in einem Konzern. Sie sollen zentral aufgestellt sein, gleichzeitig dezentral in der ganzen Organisation vertreten sein. Die Personaler und Personalerinnen sind also auch weiterhin vor Ort in den einzelnen Agenturen ansprechbar. Konzeption, Steuerung und Durchführung kommt so aus einer Hand. Insgesamt lebt die neue Organisation von einer engen Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg. Bereits im Sommer sollen die Kompetenzcenter und das Produktcenter Rekrutierung an den Start gehen.
Das alles entlastet von Verwaltungsaufgaben. Darauf freuen wir uns, denn uns im Public Sector nervt Bürokratie auch. Letztlich arbeiten wir alle bei der BA, weil wir Menschen und Unternehmen helfen wollen.
