1. Warum Change heute wichtiger denn je ist
In vielen Unternehmen ist es bereits zu spüren: Die Anforderungen wachsen. Mehr Flexibilität, neue Arbeitsformen, hybride Teams – all das schreit förmlich nach Orientierung. Doch wenn Mitarbeitende nicht hinter der Ausrichtung stehen, bleiben Veränderung ein Stückwerk. „Jede Stimme zählt“ ist keine leere Formel: Nur wenn wirklich jede:r aus der Belegschaft an Bord ist, werden gemeinsame Ziele erreicht.
Typische Signale, die viele Kommunikations‑Teams kennen:
- „Wir sind gerade damit beschäftigt, das Unternehmen durch eine schwierige Phase zu steuern – für Change‑Projekte fehlt uns die Kapazität.“
- „In der derzeitigen Lage steht der Austausch zwischen den Mitarbeitenden nicht im Fokus.“
Wenn solche Aussagen laut werden, dann heißt es: Change braucht Kommunikation. Und zwar zielgerichtet.
2. Ausgangslage bei der Deka
Die DekaBank, einer der großen Wertpapierdienstleister in Deutschland, entschied sich im November 2024 für die Einführung einer neuen Kommunikationsplattform, da ihre bisherige Intranet‑Lösung nicht mehr zeitgemäß war. Das oberste Ziel: Eine Digitale Heimat zu schaffen, die Interaktion und Vernetzung fördert und nicht nur informiert. Die Wahl fiel auf Haiilo – mit einem modernen Design, einer nutzerfreundlichen Oberfläche sowie guten Kollaborationsfunktionen.
Doch Technologie allein reicht nicht aus. Denn: Eine Plattform ist nur so gut, wie sie genutzt wird. Genau hier beginnt Change.
3. Zwei Welten treffen aufeinander: Alt etabliert vs. neu gestalten
Die Deka stand vor einer besonderen Herausforderung: Ihr altes Intranet erzielte Nutzungszahlen von über 80 % täglich – eine starke Gewohnheit bei den Mitarbeitenden. Gleichzeitig war klar: Wer morgen erfolgreich sein will, muss andere Wege gehen. So definierte das Projektteam drei Kernziele:
- Das etablierte System ablösen, aber nicht einfach ersetzen, sondern Begeisterung für das Neue wecken.
- Eine hohe Akzeptanz der Plattform sichern, damit Mitarbeitende sich damit wohlfühlen, Inhalte schneller finden und sich stärker vernetzen können.
- Mitarbeitenden deutlich machen, dass sich ihre Arbeitsroutinen verändern und sie dabei begleiten.
Um das zu erreichen, nahm das Team verschiedene Hebel in die Hand: eine umfassende Befragung der Mitarbeitenden aus allen Bereichen und Führungsebenen, gezielte Einbindung von Bereichsredakteur:innen, und eine durchgängige Leitidee: „Zusammen. Besser. Informiert.“
4. Kommunikation in Zeiten von Change: So geht’s zielgerichtet
Wenn Veränderung ansteht, ist Kommunikation nicht nur “nice to have” – sie ist entscheidend. So ging die Deka vor:
- Bestehende Kanäle wurden genutzt (Intranet‑Nachrichten, Video‑Formate), damit die Botschaft Mitarbeitende gezielt dort erreicht, wo sie sind.
- Führungskräfte wurden früh mit ins Boot geholt, denn sie sind die entscheidenden Multiplikator:innen im Wandel.
- Mitarbeitendenvertretungen wurden eingebunden, um Vertrauen und Commitment von Anfang an zu stärken.
- Feedback war kein einmaliges Element, sondern ein kontinuierlicher Projekt-Begleiter (z.B. in Form von „Design Sprints“ oder regelmäßiges Nutzer‑Feedback).
- Eine starke Haltung wurde sichtbar: Die Deka wollte klar zeigen, dass sie nicht nur extern innovativ ist, sondern auch intern.
Das Resultat? Am Tag des Go‑Live: fast 5.000 Besucher:innen, 160 Likes, 29 Kommentare zum Willkommensvideo. Heute nutzen rund 90 % der Mitarbeitenden der Deka das neue Intranet täglich aktiv.
5. Was kann das für euch bedeuten?
Eure Take‑aways Wenn ihr ein Intranet‑Projekt oder eine Plattform‑Transformation vor euch habt, achtet auf diese Kernaspekte:
- Akzeptanz sichern: Etablierte Gewohnheiten sind eine Stärke, aber zugleich auch eine Herausforderung. Nehmt sie ernst.
- Stakeholder früh einbinden: Führungskräfte, Bereichsverantwortliche, Redaktionsteam – sie alle prägen die Umsetzung und Haltung im Alltag.
- Kommunikation konsequent denken: Nicht nur vor dem Go‑Live, sondern auch darüber hinaus. Wandel ist ein Prozess, kein Projekt mit Enddatum.
- Fokus statt Aktionismus: Viele Initiativen werden gestartet, jedoch fehlt oft der gemeinsame Nenner. Ein klar formuliertes und transparent geteiltes Zielbild (wie „Zusammen. Besser. Informiert.“) hilft enorm.
- Nutzer:innen einbeziehen: Je früher ihr eure Mitarbeitenden einbezieht und ehrlich fragt „Was braucht ihr?“, desto eher wird die Plattform zum Werkzeug, nicht zur Pflicht.
- Technologie macht den Unterschied – aber nur, wenn sie angenommen wird: Entscheidet euch für Lösungen, die zu euch passen und mit euch wachsen.
Fazit
Für Change Manager:innen, interne Kommunikationsmanager:innen oder Digitalisierungsbeauftragte heißt das: Ihr seid das Herz und die zentrale Stimme der Veränderung. Euer Auftrag lautet nicht nur „sagen, was kommt“, sondern „gemeinsam gestalten, was bleibt“.
Das zeigt auch das Beispiel der Deka: Die Einführung eines neuen Intranets war dort kein reines IT-Projekt, sondern ein strategisches Kommunikationsthema. Denn wenn eine gut etablierte Plattform abgelöst wird, entscheidet sich der Erfolg vor allem daran, wie gut ihr eure Stakeholder mitnehmt – und wie zielgerichtet ihr auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden eingeht. Genau das hat die Deka getan. Heute ist das neue Intranet „Deka inline“ nicht nur eine moderne Plattform für Interaktion und Vernetzung, sondern auch ein Beweis für echte Innovationsführerschaft – von innen heraus.
Wenn ihr beim Change Congress dabei seid, dann besucht unsere Session „Change begleiten, Akzeptanz sichern: Intranet‑Transformation bei der Deka“. Wir zeigen euch, wie Wandel zur Chance wird – praxisnah, wirksam und auf die Bedürfnisse eurer Mitarbeitenden ausgerichtet.
Über Deka
Die Deka-Gruppe, bestehend aus der DekaBank Deutsche Girozentrale (DekaBank) und ihren Tochtergesellschaften, ist das Wertpapierhaus der deutschen Sparkassen und Teil der Sparkassen-Finanzgruppe. Mit einem verwalteten Vermögen in Höhe von 440 Mrd. Euro (per 30.09.2025) sowie rund 5,9 Millionen betreuten Depots ist sie einer der größten Wertpapierdienstleister und Immobilien-Asset Manager in Deutschland. Die Deka-Gruppe bietet Investmentlösungen und Dienstleistungen für private und institutionelle Anleger an und richtet ihr Angebot an den Anforderungen ihrer Eigentümer, den Sparkassen, aus.
Über Haiilo
Haiilo ist ein B2B SaaS Tech-Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden an fünf globalen Standorten. Als eine der führenden Plattformen für interne Kommunikation und Mitarbeitendenbindung vertrauen bereits mehr als 1.000 Unternehmen aus verschiedenen Branchen weltweit auf Haiilo. Als zentrale Plattform vereint Haiilo Social Intranet, interne Kommunikation, Employee Advocacy und Insights – für mehr Klarheit, Nähe und Wirksamkeit im Arbeitsalltag. Ob im Büro, im Homeoffice, auf Station im Krankenhaus oder in der Produktion: Mit Haiilo gestaltet ihr eine Digitale Heimat, in der sich die gesamte Belegschaft gesehen, gehört und eingebunden fühle