Es ist nicht von der Hand zu weisen. Die Herausforderungen, mit denen Unternehmen sich aktuell konfrontiert sehen, sind so zahlreich wie vielfältig. Nicht nur, dass der demografische Wandel dazu führt, dass Unternehmen zukünftig mit immer weniger Menschen immer mehr leisten müssen. Laut BITKOM fehlen bis 2040 auch rund 663.000 IT-Fachkräfte in Deutschland, womit sich die Frage stellt, wer sich dann eigentlich noch um einen modernen Workplace kümmern soll.
Hinzu kommt: Unternehmen stehen heute auch unter einem massiven Kostendruck, während es ihnen gleichzeitig gelingen muss, langfristig innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben. Und damit noch nicht genug: Zwar wünschen sich alle Mitarbeitenden digitale Teilhabe. Vielerorts existiert aber noch eine digitale Kluft zwischen Beschäftigten mit und ohne Arbeitsplatz. So haben laut einer aktuellen YouGov-Umfrage von HIRSCHTEC und Flip allein 60 Prozent der Beschäftigten keine firmeneigene mobile Mitarbeiter-App, um auf für sie relevante Funktionen, Informationen und Prozesse zuzugreifen.
Ohne KI-Unterstützung am Arbeitsplatz geht’s nicht mehr
Das klingt nicht nur nach einer Mammutaufgabe für Unternehmen. Es ist auch eine. Und das bedeutet wiederum: Wer als Organisation weiterhin produktiv und erfolgreich sein will, für den wird es unverzichtbar, auf KI-Unterstützung bei der Automatisierung von Prozessen zu setzen, Daten nutzbar zu machen, Sicherheit zu gewährleisten und vor allem auch: seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Nutzung von KI zu befähigen. Denn erst dann gelingt es Unternehmen auch, das Beste aus ihrem digitalen, KI-gestützten Arbeitsplatz herauszuholen.
Der einzige Wermutstropfen dabei: Gerade für viele mittelständische Unternehmen ist das mit eigenen Mitteln heute nur schwer zu bewerkstelligen, weil es an der nötigen Expertise im Bereich KI und Datenmanagement mangelt oder auch die personellen und finanziellen Ressourcen fehlen. Eine Lösung für diese Herausforderungen kann AI Workplace as a Service sein.
AI Workplace as a Service – was ist das überhaupt?
Im Modell „AI Workplace as a Service“ lagern Unternehmen die Einführung bzw. Weiterentwicklung sowie den kompletten Betrieb ihres digitalen, KI-gestützten Arbeitsplatzes an einen Managed Service Provider aus und behalten dabei stets die volle Kostenkontrolle. Dabei setzt sich ein solches Managed-Service-Modell aus folgenden Bausteinen zusammen:
1. Leadership & Organisation: Ein klares Ziel ist erfolgsentscheidend
Anders als bei der privaten Nutzung ist die Einführung von KI im Unternehmenskontext alles andere als ein Selbstläufer. Im Gegenteil: Es braucht eine klare Strategie, die Kunde und Service Provider gemeinsam entwickeln, die Mitarbeitende mit und ohne PC-Arbeitsplatz gleichermaßen einbezieht und die dazu beiträgt, dass KI-Tools am digitalen Arbeitsplatz sinnvoll genutzt werden können. Und zwar so, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.
2. Den AI Workplace erfolgreich umsetzen
Bei der Implementierung des AI Workplae, der in vielen deutschen Unternehmen auf Microsoft 365 basiert, sorgt der Service Provider dafür, dass er stets höchsten Sicherheitsstandards entspricht und Mitarbeitende ihn einfach und intuitiv in ihrem Arbeitsalltag nutzen können.
3. Daten und Informationsflüsse sinnvoll managen
Durch die Zusammenarbeit mit einem Service Provider profitieren Organisationen davon, dass dieser sie dabei unterstützt, Unternehmensdaten für den KI-Einsatz verfügbar zu machen, Sicherheits- und Compliance-Richtlinien zu befolgen sowie auf intelligente, automatisierte Werkzeuge zu setzen, um Informationsflüsse und Prozesse nahtlos und effizient nutzen zu können. Dabei geht es vor allem auch darum, von Beginn an die Kontrolle über die KI zu haben.
4. Technologie als Möglichmacher sehen
Automatisierte Zusammenarbeit hilft Unternehmen dabei, ihren Geschäftsbetrieb zu transformieren. Werden intelligente Agents in die Zusammenarbeit integriert, dann bedeutet das: Mitarbeitende können sich endlich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Agents effizient Aufgaben managen. Damit gewinnen Mitarbeitende auch wieder mehr Freiräume, um z. B. Innovationen voranzutreiben.
5. Unsicherheiten im Umgang mit KI reduzieren, Neugier wecken
Was ebenfalls im Modell „AI Workplace as a Service“ eine große Rolle spielt: dafür zu sorgen, dass KI die Wertschöpfung vorantreibt. In diesem Fall hilft der Service Provider, Unsicherheiten bei Mitarbeitenden, die durch den Einsatz von Copilot, Power Platform oder auch Azure AI aufkommen, zu verringern und sie in der Nutzung der Tools zu befähigen.
AI Workplace as a Service als Weiterentwicklung von Digital Workplace as a Service
Im Endeffekt ist das Modell „AI Workplace as a Service“ somit die nächste Evolutionsstufe des Modells „Digital Workplace as a Service“ und zwar dadurch, dass KI nicht länger nur als isoliertes Werkzeug betrachtet wird, sondern eine tiefgehende Integration von KI-Funktionen erfolgt. Das Ergebnis: ein moderner, KI-gestützter Arbeitsplatz, der Produktivität und Engagement am Workplace messbar steigert.