Bereits seit Jahresbeginn 2025 gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Da das Gesetz für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangs-fristen bis Ende 2027 vorsieht, haben viele Unternehmen sich aber noch nicht mit der nötigen Umstellung beschäftigt. Dabei stellen sich Betriebe mit der Einführung von E-Rechnungen nicht nur langfristig rechtssicher auf, sondern profitieren auch frühzeitig von den Effizienzvorteilen, die ein vollständig digitaler Rechnungsprozess mit sich bringt.
Wenn Rechnungen digital vorliegen, können Eingangsrechnungen grundsätzlich schneller verarbeitet, Ausgangsrechnungen einfacher erstellt, versendet und archiviert werden. Freigabeworkflows, an denen mehrere Personen beteiligt sind, lassen sich deutlich effizienter und vor allem auch ortsunabhängig realisieren. Zudem macht die E-Rechnung au-tomatisierte Abläufe möglich. Statt aufwendiger manueller Eingaben können die elektronischen und strukturieren Daten aus den Rechnungen dann automatisiert in die Buchführungssoftware fließen und mit einem immer höher werdenden Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei, die den Betrieb betreut, direkt verarbeitet werden. Darüber hinaus werden Prozesskosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind. Von Papier und Briefumschlägen, über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken lässt sich einiges rationalisieren.
Umstellung ist kein Hexenwerk
Um gesetzeskonform zu agieren, ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Eine Rechnung, die dem Empfänger auf elektronischem Weg zugestellt wird, ist nicht automatisch eine E-Rechnung. So genügt eine PDF-Datei beispielweise nicht den Anforderungen. Vielmehr benötigen die Betriebe eine Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 erstellen und verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Bewährte Formate dafür sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Vers. 2.0.1). Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert.
Bei der Umstellung auf E-Rechnungen gilt es zunächst, sich die Ausgangsvoraussetzungen im Unternehmen anzuschauen. Bei vielen Betrieben kommen die Rechnungen der-zeit noch per E-Mail und/oder per Post an, und sie nutzen und kein Dokumentenmanagementsystem. Hier besteht das größte Handlungs- und Optimierungspotenzial. In diesem Fall sollten zunächst ein zentraler Posteingang für den Rechnungseingang angelegt und ein Programm zur elektronischen Bearbeitung der Rechnungen implementiert wer-den. Bei der Rechnungserstellung nutzen viele Unternehmen noch Microsoft Word, Excel oder schreiben ihre Rechnungen gar manuell. Andere haben bereits spezifische Software im Einsatz. Bei dieser muss geprüft werden, ob sich damit E-Rechnungen in einem den rechtlichen Anforderungen genügenden Format erstellen lassen.
Zukunftsfähigkeit und Sicherheit bedenken
In den Fällen, in denen neue Software angeschafft werden muss, lohnt sich auf jeden Fall auch ein Blick in die weitere Zukunft. Derzeit ist davon auszugehen, dass nach der E-Rechnungspflicht voraussichtlich ab 2030 auch ein Meldesystem für die steuerlich relevanten Daten aus den Rechnungen eingeführt wird. Für die Weitergabe der dann geforderten Meldesätze an die Finanzverwaltung werden gemäß den aktuellen Planungen des Bundesfinanzministeriums Plattformen eine wichtige Rolle spielen.
Für die Rechnungssoftware sollte also auch eine Anbindungsmöglichkeit an eine solche Plattform geplant sein. Für diesen Schritt rüsten sich die Softwarehersteller gerade. So hat die DATEV eG beispielsweise bereits eine E-Rechnungsplattform aufgebaut, die sukzessive erweitert wird. Perspektivisch wird diese Plattform die entsprechenden Anforderungen an das Tax Reporting unterstützen und eine tragende Rolle bei der Erstellung und Übermittlung der dann nötigen Meldedatensätze einnehmen. Die Nutzung einer solchen Plattform hat noch einen weiteren großen Vorteil: Der Rechnungsaustausch findet dabei in der Regel in einem geschlossenen System statt und ist damit deutlich sicherer als beispielsweise beim Versand via E-Mail.
Weitere Informationen zum Thema unter: go.datev.de/e-rechnung