Dabei hat die zunehmende Automatisierung von Finance-Prozessen nicht nur den Aufgabenbereich von Finanzteams neu definiert, sondern auch die Erwartungshaltung an CFOs.
Die Rolle von CFOs im Wandel
Durch die Digitalisierung haben sich neue Türen für CFOs geöffnet. Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören heute strategische Planung, Unterstützung bei strategischen Entscheidungen, Stakeholder- und Risikomanagement sowie Nachhaltigkeitsinitiativen.
Sie benötigen moderne Analysemethoden, um taktische Handlungsempfehlungen zu geben. Von ihnen wird erwartet, Zukunftstrends vorhersagen zu können, die Pricing-Strategien zu optimieren und die wirtschaftliche Leistung des Betriebs zu verbessern. Die Grundlage dafür bilden umfangreiche Echtzeit-Daten, mit denen der Geschäftsführung wichtige Erkenntnisse veranschaulicht und strategische Initiativen sowie das Unternehmenswachstum vorangetrieben werden können.
Und auch die Berichterstattung – die Basis strategischer Planung – hat sich verändert. Dank der Automatisierung ist die Erstellung von Finanzberichten wesentlich effizienter geworden. Automatisierte Finanzberichte bieten zeitnahe und genaue Einblicke in die finanzielle Situation von Unternehmen und ermöglichen eine datengestützte Entscheidungsfindung.
Digitale Transformation im Finanzwesen
Der Unternehmensbereich Finance, den CFOs zu verantworten haben, ist breit gefächert und umfasst vielfältige Aufgaben. Von der Buchführung, Budgetierung und Finanzplanung, Cashflow-Management, Lohn- und Gehaltsabrechnungen über Finanzanalysen und Berichterstattung bis hin zu Compliance-Themen ist vielerlei Expertise gefragt.
Im Zuge des digitalen Wandels hat sich die Arbeit vieler Teams der Finanzabteilung grundlegend verändert. Zuvor arbeitsintensive Aufgaben können inzwischen durch schlankere, automatisierte Prozesse ersetzt werden.
Ein Beispiel dafür ist das Ausgabenmanagement. Besonders für die Buchhaltung entstehen im Kontext von Geschäftsreisen unzählige manuelle Aufgaben wie die Prüfung von Reiseanträgen, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rückerstattungen, das Eintreiben von fehlenden Belegen oder die Buchhaltungsabstimmung.
Hier steigert die Digitalisierung die Effizienz und schafft neue Kapazitäten für die strategische Arbeit: Automatisierte Prozesse von der Transaktionsverfolgung bis zur Abstimmung reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung, minimieren Fehler und führen zu einer erhöhten Datengenauigkeit.
Einer Analyse von Forrester bei einem Modellunternehmen mit 2.000 Reisenden zufolge, die pro Jahr 2.000 Spesenabrechnungen einreichen, können mit der digitalen Lösung für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von Navan wöchentlich rund acht Stunden Arbeitsaufwand bei der Buchhaltung und Finanzabteilung gespart werden. Der Wert dieser verbesserten operativen Effizienz lässt sich auf über 200.000 € beziffern.
Diese erhöhte Effizienz geht mit mehr Zeit für die Finanzplanung und -analyse (FP&A) einher, die für die strategische Planung und Initiativen, die das Unternehmenswachstum fördern, genutzt werden können.
Prozessoptimierung für Finance mit Navan
Die Komplettlösung von Navan verbindet Dienstreisen und Ausgabenmanagement auf einer zentralen Plattform. Dies hat Vorteile für alle Beteiligten im Unternehmen von den Reisenden über Travel Manager:innen bis hin zur Buchhaltung und Finanzabteilung.
Mit dem Fokus auf die Buchhaltung bedeutet die Bündelung von Geschäftsreisen und Spesen in einem Tool mehr Kontrolle und Transparenz in Echtzeit bei weniger manuellem Aufwand.
Indem die Reisebuchung und -zahlung über eine Plattform erfolgen, werden die Kosten automatisch erfasst und müssen nicht händisch eingereicht werden. Wenn Spesen, die während eines Business Trips entstehen, mit einer Firmenkarte getätigt werden, sind sie ebenfalls umgehend im System sichtbar. Manuelle Spesenabrechnungen entfallen und keine Ausgaben werden mehr verspätet eingereicht.
Durch integrierte Richtlinienkontrollen, die während des Buchungsprozesses angewendet werden, werden zudem unerwünschte Buchungen und Ausgaben proaktiv verhindert. Das Accounting-Team muss also nicht mehr als regulierende Instanz eingreifen, sondern kann sich auf die Belegprüfung und Buchhaltungsabstimmung fokussieren.
Die Finanzabteilung wird mit Hinblick auf die Budgetierung und Finanzplanung von Navan unterstützt. Zum einen werden Budgetüberschreitungen durch die integrierten Richtlinienkontrollen vermieden, zum anderen sind alle Kosten auf umfassenden Live-Dashboards einsehbar. Diese können ebenfalls in Echtzeit auf maßgeschneiderte Budgets angerechnet werden, was akkurate Prognosen ermöglicht.
In Bezug auf die Finanzberichterstattung stellt Navan der Finanzabteilung vielfältige Funktionen zur Verfügung. Echtzeit-Dashboards mit umfangreichen Filtermöglichkeiten über alle Ausgaben im Unternehmen, Richtlinieneinhaltung, CO2-Emissionen u. v. m. geben detaillierten Aufschluss über Ausgabentrends, Buchungsverhalten und Einsparpotenziale. Diese Erkenntnisse können mit wenigen Klicks exportiert und für die Berichterstattung genutzt werden.
CFOs profitieren mit Navan nicht nur von effizienteren Prozessen für ihre Teams, sondern auch von einer wirksameren Kostenkontrolle und umfassenden Echtzeit-Daten – die Basis für fundierte strategische Entscheidungen, präzise Budgetierung und akkurate Prognosen. So können sie Herausforderungen antizipieren, mögliche Chancen proaktiv ergreifen und schnell auf Marktveränderungen und betriebliche Anforderungen reagieren.
Zusammenfassend bietet Navan eine umfassende Lösung, die den Anforderungen der neuen Finance-Leadership-Rolle gerecht wird. Besonders für Finanzführungskräfte, die ihren strategischen Einfluss und den Erfolg ihres Unternehmens steigern möchten, eignet sich Navan, um die Erwartungen an die CFOs von heute zu erfüllen.
Über Navan
Navan ist die Komplettlösung zum Verwalten von Geschäftsreisen, Firmenkarten und Spesen, mit der Mitarbeitende sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können. Während Reisende und Travel Manager:innen dank einfacher Buchungen und automatisierter Spesenprozesse wertvolle Zeit sparen, profitieren die Buchhaltung und das Finanzteam von Echtzeit-Transparenz und Ausgabenkontrolle. Dies überzeugte bereits Unilever, Viessmann, HelloFresh und tausende Kunden weltweit.
Die Autorin: Julia Jansen
Julia Jansen verfügt über langjährige Erfahrung als VP Finance und war in verschiedenen Unternehmen für die strategische Ausrichtung im Bereich Finanzen zuständig. Nach einer Station als VP Finance Operations bei Navan ist sie aktuell als Vice President für das Account Management in EMEA verantwortlich.
