Es ist ein ständiges Bestreben der deutschen Regierung, ungenehmigte Exporte kritischer Güter und Technologien zu verhindern. Um eine ordnungsgemäße Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben der Exportkontrolle und der von der Bundesregierung beschlossenen restriktiven Rüstungsexportpolitik sicherzustellen, hat die Bundesregierung daher bereits 1990 erstmalig Grundsätze zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern herausgegeben. Diese sehen vor, dass jedes Unternehmen, das genehmigungspflichtige Exporte durchführt, einen „Ausfuhrverantwortlichen“ benennt. Dieser Ausfuhrverantwortliche spielt für die unternehmensinterne Export-Compliance eine zentrale Rolle.
Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher?
Exportkontrolle ist ein wichtiges Instrument, um zu vermeiden, dass Güter oder Technologien, die auch militärisch genutzt werden können (sog. Dual-Use-Güter bzw. Güter mit doppeltem Verwendungszweck), Rüstungsgüter und Kriegswaffen missbraucht werden. Sie ist damit auch ein wesentliches Instrument, um die Sicherheit und die auswärtigen Beziehungen der Bundesrepublik Deutschland sowie das friedliche Zusammenleben der Völker zu schützen.
Die Bundesrepublik Deutschland hat daher eine Reihe von Regelungen geschaffen, um ungenehmigte Exporte kontrollierter Güter zu verhindern. Außerdem sind die Unionsregelungen für die Kontrolle der Ausfuhr, der Vermittlung, der technischen Unterstützung, der Durchfuhr und der Verbringung betreffend Güter mit doppeltem Verwendungszweck für Unternehmen in Deutschland zwingend zu befolgen.
Für die Einhaltung und Umsetzung dieser Regelungen innerhalb des Unternehmens ist der Ausfuhrverantwortliche zuständig. Ihm obliegen die Organisationspflicht und die Personalauswahl sowie die Überwachungspflicht der in der Exportkontrolle tätigen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens. Getreu dem Grundsatz „Tone from the Top“ muss der Ausfuhrverantwortliche Mitglied des vertretungsberechtigten Organs des Unternehmens oder der Organisation sein. Im Falle einer GmbH ist daher ein Geschäftsführer als Ausfuhrverantwortlicher gegenüber der zuständigen Behörde, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu benennen.
Der Geschäftsführer einer GmbH bestätigt als Ausfuhrverantwortlicher, dass er mit den Pflichten des Unternehmens, die im Zusammenhang mit der Abwicklung von Exportvorgängen – insbesondere bei genehmigungspflichtigen Gütern – bestehen, vertraut ist und die Verantwortung für die Umsetzung dieser Pflichten übernimmt. Er bürgt auch für die Richtigkeit aller in seinem Namen unterzeichneten Anträge auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigungen.
Welche Unternehmen brauchen einen Ausfuhrverantwortlichen?
Nach den gesetzlichen Regelungen ist für den Export von kontrollierten Dual-Use-Gütern, Rüstungsgütern und Kriegswaffen eine Genehmigung durch das BAFA erforderlich. Die Erteilung einer solchen Genehmigung kann von sachlichen und persönlichen Voraussetzungen, insbesondere der Zuverlässigkeit des Antragstellers, abhängig gemacht werden.
Ein Unternehmen, das einen Antrag auf Ausfuhr- oder Verbringungsgenehmigung beim BAFA stellt, muss also darlegen, dass es zuverlässig ist. Es gilt als zuverlässig, wenn es die Gewähr dafür bietet, dass es die maßgeblichen exportkontrollrechtlichen Vorschriften einhält, also insbesondere alle organisatorischen und personellen Maßnahmen trifft, um eine funktionsfähige innerbetriebliche Exportkontrolle sicherzustellen. Für die Einrichtung und Umsetzung dieser Maßnahmen ist der Ausfuhrverantwortliche zuständig.
Jedes Unternehmen, das genehmigungspflichtige Güter oder Technologien exportieren möchte, braucht daher einen Ausfuhrverantwortlichen. Dieser ist gegenüber dem BAFA zu benennen. Die Benennung ist einmal vorzunehmen und gilt bis zum Widerruf, zum Beispiel bei Benennung eines neuen Ausfuhrverantwortlichen. Die Erklärung des Ausfuhrverantwortlichen zu seiner „Verantwortungsübernahme“ ist hingegen jährlich zu erneuern.
Ist es sinnvoll, die Position des Ausfuhrverantwortlichen auch im „nicht pflichtigen“ Unternehmen zu besetzen?
Viele Unternehmen besetzen die Position eines Ausfuhrverantwortlichen auch dann, wenn die oben genannten Voraussetzungen nicht gegeben sind. Dies kann durchaus sinnvoll sein. Der Bereich des International Trade wird zunehmend komplexer, insbesondere Embargos und Sanktionen bestimmen das Wirtschaftsleben und dies auch in Bezug auf Länder und Regionen, die eine erhebliche wirtschaftliche Bedeutung in der globalisierten Welt haben. Das deutlichste Beispiel hierfür sind die jüngsten Entwicklungen in Bezug auf Russland. Hier die Übersicht zu behalten, die notwendigen Compliance-Organisationen zu schaffen und falls erforderlich auch harte Entscheidungen im Unternehmen treffen und durchsetzen zu können, rechtfertigen es, die Position des Ausfuhrverantwortlichen auch in solchen international agierenden Unternehmen einzuführen, die im Rahmen ihrer geschäftlichen Aktivitäten keine Ausfuhrgenehmigungen beantragen müssen. Die Funktion trägt dann oft die Bezeichnung Trade Compliance Officer.
Mitunter ist sie auch nicht auf der Ebene der Geschäftsleitung angesiedelt – je nach Bedeutung und Komplexität des Auslandsgeschäftes ist jedoch auch die Verankerung in der Geschäftsleitung sinnvoll.
Was sind die konkreten Aufgaben des Ausfuhrverantwortlichen?
Die Aufgaben des Ausfuhrverantwortlichen sind sehr weitgehend mit denen identisch, die ein Compliance-Verantwortlicher generell hat. Die Aufgaben werden in den bereits genannten Grundsätzen der Bundesregierung in den Grundzügen beschrieben. Die wesentlichen Pflichten sind die Organisation und Überwachung der Ausfuhren sowie die Auswahl und Weiterbildung des Personals. Übersetzt bedeutet dies, dass der Ausfuhrverantwortliche eine Export Compliance Organisation (Internes Compliance Programm – ICP) schaffen und aufrechterhalten muss. Schließlich muss er sich über die exportkontrollrechtlich relevanten Vorgänge und Prozesse im Unternehmen informiert halten, damit er auf aktuelle Entwicklungen reagieren kann. Denn sowohl die Rechtslage als auch die Produkte oder die Kunden können sich in einer Art und Weise entwickeln, die Änderungen des ICP notwendig machen.
Haftung des Ausfuhrverantwortlichen
Der Ausfuhrverantwortliche ist persönlich für die Einhaltung der außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften im Unternehmen verantwortlich; das bedeutet aber nicht automatisch, dass er auch strafrechtlich für alle Verstöße haftet. Ihm werden nicht automatisch alle Exportkontrollverstöße jeglicher Mitarbeiter zugerechnet. Um sich im Fall des Verstoßes eines Mitarbeiters aber exkulpieren zu können, muss er nachweisen, dass er die erforderlichen organisatorischen und personellen Maßnahmen für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften getroffen und regelmäßig kontrolliert hatte.
Der Ausfuhrverantwortliche haftet persönlich für eigene Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht, die er als Täter oder Teilnehmer begeht, also beispielsweise Ausfuhren, die er selbst ohne die erforderliche Genehmigung vornimmt oder autorisiert. Da er persönlich dafür verantwortlich ist, die notwendigen Maßnahmen für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften vorzunehmen, kann er außerdem strafrechtlich dafür haftbar gemacht werden, diese Maßnahmen unterlassen zu haben. Dies ist insbesondere der Fall, wenn bei einer gerichtlichen Prüfung festgestellt wird, dass kein ausreichendes ICP eingerichtet wurde. Delegiert der Ausfuhrverantwortliche einen Teil seiner Aufgaben innerhalb des Unternehmens, kann er strafrechtlich dafür haftbar gemacht werden, dass er keine ordnungsgemäße Auswahl sachkundiger Mitarbeiter getroffen oder hinreichende Überwachungsmaßnahmen unterlassen hat.
Solche Taten oder Unterlassen können – bei Vorsatz – mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafen sanktioniert werden. Fahrlässiges Handeln oder Unterlassen kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 500.000 € geahndet werden.
Diese Haftung ist gleichlaufend mit der Haftung des Geschäftsführers nach § 130 Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG). Danach haftet, wer als Inhaber eines Unternehmens bei der Delegation eigener Pflichten vorsätzlich oder fahrlässig erforderliche Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die Verstöße gegen diese Pflichten verhindert oder wesentlich erschwert hätten. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, die sorgfältige Auswahl und die Überwachung von Aufsichtspersonen.
Die Verwirklichung von Straftatbeständen und Verstöße gegen Exportkontrollvorschriften können außerdem eine Pflichtverletzung des Geschäftsführers im Innenverhältnis gegenüber dem Unternehmen darstellen. Das kann zu einer zivilrechtlichen Haftung des Geschäftsführers gegenüber dem Unternehmen führen, gemäß § 43 Abs. 2 GmbHG. Nach dieser Vorschrift haftet ein Geschäftsführer, welcher seine Obliegenheiten verletzt, gegenüber der Gesellschaft für den entstandenen Schaden.
Es ist daher unerlässlich, dass der Geschäftsführer als Ausfuhrverantwortlicher das ICP einschließlich der Auswahl sachkundiger Mitarbeiter und ihrer Fortbildung regelmäßig prüft und, wenn nötig, anpasst. Außerdem hat er systematische Kontrollen durchzuführen, wobei es nicht notwendig ist, dass er jeden Ausfuhrvorgang prüft.