Mit Verboten zu reagieren, ist gerade in dieser Pionierphase ein Fehler. Meine Haltung ist daher: Schatten-KI zulassen, aber steuern. Denn in einem freigegebenen Rahmen kann aus Eigeninitiative gemeinsames Lernen entstehen.
Wie aber verankern wir KI in der täglichen Arbeit, und wie schaffen wir daraus einen Nutzen für das Unternehmen? Genau hier setzt Organizational Change Management an. Denn KI verändert nicht nur Prozesse und Werkzeuge, sondern auch Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten.
Leitplanken ermöglichen sicheres Lernen
Welche Daten darf ich verwenden? Welche Systeme sind freigegeben? Wo liegen klare Grenzen? Bei uns im Unternehmen folgt die KI-Richtlinie zum Beispiel dem Prinzip „Minimaler Rahmen, maximale Verantwortung, maximaler Nutzen“. Eine Basisschulung ist Voraussetzung. Für die Nutzer*innen gilt, Ergebnisse angemessen zu prüfen und interne, vertrauliche oder personenbezogene Daten nicht in öffentlichen, nicht freigegebenen KI-Tools zu verwenden.
In unserer geführten Explorationsphase gibt das AI Committee den Rahmen vor. AI-Koordinatoren steuern die Exploration, AI Compliance begleitet sie dabei, und Champions tragen Verantwortung für die interne KI-Nutzung in ihren Abteilungen. Erfahrungen aus dem Alltag fließen direkt in die Weiterentwicklung ein. Innerhalb dieser Leitplanken braucht es Freiheit zum Ausprobieren und auch zum Scheitern.
Bei der konkreten Arbeit anfangen
Ein gemeinsames Zielbild gibt Orientierung: Wo wollen wir uns verbessern? Unser Sales Enablement setzt zum Beispiel bei den Tätigkeiten der jeweiligen Rollen an: Account Manager haben andere Anforderungen als Solution Consultants, die Anforderungen der Kunden in Lösungen übersetzen. Aus zehn möglichen Anwendungsfällen priorisieren wir drei, bewertet nach Nutzen, Umsetzbarkeit und Datenverfügbarkeit.
Wir nutzen dafür unser eigenes KI-Framework, das tief in unserer Software-Plattform integriert ist. Das ist natürlich ein Vorteil. Robuste Sicherheitsmechanismen und vordefinierte Workflows sind von Haus aus eingebunden. Das erleichtert den sicheren Einstieg. Auch bei uns gibt es weitere Systeme, deren Abläufe wir schrittweise mit KI optimieren. Leitplanken und Befähigung müssen auch diese Systeme einschließen.
Bereitet ein Team ein Kundengespräch vor, kann KI die relevanten Informationen bündeln. Die Fachleute prüfen Kontext und Annahmen. Praktische Übungen helfen, diese Arbeitsteilung einzuüben. Eigene Ideen aus den Teams müssen aber ihren Platz behalten.
Vom Erzeugen zum Entscheiden
Wenn KI die Entwürfe schneller erstellt, verschiebt sich die Arbeit im Engineering zur Beurteilung. Ein vorgeschlagener Testfall muss die richtige Anforderung abdecken und zum gültigen Produktstand passen. Dafür ist fachliche Urteilskraft notwendig, denn eine überzeugend formulierte Antwort ist noch kein verlässlicher Nachweis.
Das verändert auch die Führung. Mitarbeitende brauchen dafür Lernzeit und die Möglichkeit, Fehler zu zeigen und Vorbehalte offen anzusprechen. Führungskräfte müssen mit ihnen klären, wie sich ihre Aufgaben verändern. Mit agentischer KI ist zusätzlich festzulegen, welche Aktionen ein System ausführen darf und wann es eine menschliche Entscheidung braucht. Verantwortung bleibt im Arbeitsprozess eindeutig zugeordnet.
Wirkung im gesamten Ablauf bewerten
Mehr Tempo führt nicht automatisch zu mehr Entlastung. Liefert die KI schneller und dadurch mehr Entwürfe, steigert das die Anzahl der Prüfungen und damit die Belastung. Führungskräfte müssen deshalb bewusst steuern, wie Produktivitätsgewinne genutzt werden, etwa für gründlichere Kundenberatung oder bessere technische Absicherung.
Erfolg misst sich daran, wie sich die Arbeit tatsächlich verändert. Dazu gehören Zeitbedarf und Qualität ebenso wie Prüfaufwand, Nacharbeit und die Belastung der Beteiligten. Nutzungszahlen allein reichen nicht. Erst wenn ein Anwendungsfall im gesamten Ablauf überzeugt, kann er breiter eingesetzt werden.
Die größere Gefahr ist aus meiner Sicht, dass Unternehmen diese Lernphase verpassen und den Anschluss verlieren. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Mit welchen wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen können Sie heute beginnen, um gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden neue Arbeitsweisen zu erproben und weiterzuentwickeln?
Zum Autor
Randolf Szegfü ist Head of Solution Consulting im Global Sales bei CONTACT Software. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in industrieller Digitalisierung und Organisationsberatung. Sein Fokus liegt auf KI für industrielle und vertriebliche Arbeitsprozesse.