Recht, Steuern & Finanzen

Der Beirat in der GmbH & Co. KG

Gastbeitrag von Dr. Lutz Pospiech, Dipl.-Kfm. Partner, GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB & Dr. Daniel Rubner, Counsel, GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB aktualisiert

Bei vielen GmbH & Co. KGs existiert auf freiwilliger Grundlage ein weiteres Beratungs- oder Aufsichtsgremium. Ein solcher fakultativer Beirat ist ein flexibel einsetzbares Gremium mit zahlreichen Ausgestaltungsmöglichkeiten. Der Beirat in der GmbH & Co. KG kann u. a. dabei helfen, die Qualität und Objektivität der Beratung und Kontrolle der Unternehmensführung zu sichern oder verschiedene repräsentative Aufgaben nach außen wahrzunehmen. Für die Frage, ob es sinnvoll ist, einen solchen fakultativen Beirat zu errichten, und die weitere Frage, mit welchen Kompetenzen man diesen ausstattet, bedarf es einer Abwägung des jeweiligen Einzelfalls. Hierbei sind die jeweiligen Interessen der Gesellschafter und der entsprechenden Gesellschaft angemessen zu berücksichtigten.

Aufgaben und Befugnisse des Beirats

Der Gesetzgeber hat weder im HGB noch im GmbHG die Institution eines Beirats vorgesehen. Aufgrund der Vertragsfreiheit bzw. Satzungsautonomie kann der Beirat sowohl bei der Komplementär-GmbH als auch bei der KG oder bei beiden Gesellschaften als zusätzliches Organ verankert werden. Die Frage, bei welcher Gesellschaft der Beirat errichtet und mit welchen Aufgaben und Befugnissen er ausgestattet werden sollte, hängt in erster Linie von dessen beabsichtigter Funktion ab.

Die Gesellschafter sind bei der Ausgestaltung der Aufgaben und Befugnisse des Beirats bei der GmbH & Co. KG oder bei ihrer Komplementär-GmbH im Grundsatz weitestgehend frei. Kompetenzen und Funktionen des Beirats können von der bloßen Beratung der Geschäftsleitung oder repräsentativen Tätigkeiten, über die Überwachung der Geschäftsführung bis hin zu Weisungsrechten oder Zustimmungsvorbehalten bei Geschäftsführungsmaßnahmen reichen. Teilweise wird sogar ein Zustimmungsvorbehalt bei Änderungen des Gesellschaftsvertrages erwogen.

In den meisten Fällen lassen sich die Gründe für die Einrichtung eines fakultativen Beirats und seine damit einhergehenden Aufgaben wie folgt zusammenfassen:

  • Beratung der Geschäftsführung;
  • Kontrolle der Geschäftsführung;
  • Nutzung externen Wissens;
  • Repräsentation, Imagepflege und Schaffung von Vertrauen in das Unternehmen;
  • Schaffung und Absicherung von Geschäftsbeziehungen;
  • Schlichtung und Vermittlung zwischen verschiedenen Gesellschafterinteressen.

Unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Einzelfalls können dem Beirat aber auch eine Vielzahl weiterer Aufgaben zugewiesen werden. Einschränkungen ergeben sich allein aus den allgemeinen Grenzen gesetzlich zwingender Vorschriften sowie den Grundsätzen des Gesellschaftsrechts. Das bedeutet, dass insbesondere nicht in den Kernbereich der Gesellschafterstellung eingegriffen oder die Gesellschafterversammlung entmachtet werden darf.

Verankerung des Beirats

Sollen dem Beirat ausschließlich Aufgaben übertragen werden, die nach dispositivem Recht den Gesellschaftern der Kommanditgesellschaft obliegen oder übertragen werden können, wird der Beirat zweckmäßigerweise bei der Kommanditgesellschaft errichtet. Die Verankerung des Beirats bei der KG hat darüber hinaus häufig steuerliche Vorteile (näher hierzu etwa Reichert/Ullrich, in: Reichert, GmbH & Co. KG, 8. Aufl. 2021, § 19 Rn. 54).

Sollen dem Beirat dagegen Aufgaben übertragen werden, die nach zwingendem Recht einem Organ der Komplementär-GmbH obliegen, wie beispielsweise die Bestellung und Abberufung ihrer Geschäftsführer oder die Einräumung von Weisungsrechten gegenüber diesem Organ, muss der Beirat zwingend − jedenfalls auch − bei der Komplementär-GmbH errichtet werden. Die Verankerung des Beirats bei der Komplementär-GmbH ist zudem immer dann notwendig, wenn einem überwiegend mit Nichtgesellschaftern besetzten Beirat umfassende Weisungs- oder Entscheidungsbefugnisse in Geschäftsführungsfragen übertragen werden sollen, um einen Verstoß gegen den für die KG geltenden Grundsatz der Selbstorganschaft zu vermeiden.

Sollen dem Beirat Befugnisse in beiden Gesellschaften zugewiesen werden, die jeweils nur von einem Organ der betroffenen Gesellschaft wahrgenommen werden können, ist der Beirat bei beiden Gesellschaften zu errichten. In der Praxis finden sich häufig Bestimmungen, die einen gemeinsamen Beirat beider Gesellschaften vorsehen. Rechtlich hat in diesen Fällen dennoch jede Gesellschaft ihren eigenen Beirat. Um den finanziellen und organisatorischen Aufwand in diesen Fällen in Grenzen zu halten, kann es insbesondere bei Identität der Beteiligungsverhältnisse häufig zweckmäßig sein, die Beiräte zu synchronisieren, d. h. personenidentisch zu besetzen, mit einer gemeinsamen inneren Ordnung zu versehen und gleichzeitig tagen zu lassen.

Empfohlene Regelungen

Auch wenn die Ausgestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen eines Beirats immer auf die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen GmbH & Co. KG abgestimmt werden sollte, hat es sich in der Praxis bewährt, jedenfalls die folgenden Bestimmungen in den Gesellschaftsvertrag oder ein gesondert von den Gesellschaftern vereinbartes Beiratsstatut aufzunehmen:

  • Amtsdauer von drei bis höchstens fünf Jahren;
  • Möglichst genaue Beschreibung der Aufgaben, Rechte und Pflichten, ggf. unter Verweis auf das Recht des Aufsichtsrats nach dem AktG, und die Aufnahme eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäftsführungsmaßnahmen;
  • Anzahl von drei oder fünf Beiratsmitgliedern, jedenfalls aber die Vermeidung von Patt-Situationen;
  • Vorgaben zur Qualifikation der Beiratsmitglieder: Jedenfalls ein aktiver Unternehmer, ein Finanzkaufmann oder Jurist und ein branchenspezifischer Fachmann;
  • Bestimmungen zur Berufung und Abberufung der Beiratsmitglieder durch Wahl der Gesellschafterversammlung mit einem möglichst hohen Quorum;
  • Regelungen hinsichtlich des Haftungsumfangs;
  • Festlegung der Vergütung.

Haftung der Beiratsmitglieder

Beiratsmitglieder einer GmbH & Co. KG sind der Gesellschaft bei schuldhafter Verletzung ihrer Sorgfaltspflichten schadensersatzpflichtig. Auf welche Rechtsgrundlagen sich diese Haftung stützen lässt, ist umstritten. In Betracht kommen grundsätzlich Ansprüche aus den §§ 280 ff. BGB wegen Verletzung der Pflichten aus den mit den Beiratsmitgliedern geschlossenen Verträgen, bei Beiratsmitgliedern, die zugleich Gesellschafter sind, Ansprüche wegen Verletzung ihrer gesellschaftsvertraglichen Pflichten, sowie allgemein eine Organhaftung analog den §§ 116, 93 AktG, §§ 43, 52 GmbHG.

Die Frage, ob ein Mitglied des Beirats tatsächlich seine Sorgfaltspflichten verletzt hat, hängt entscheidend von den ihm übertragenen Aufgaben ab. Entscheidend ist insoweit der Gesellschaftsvertrag, da dieser den Pflichtenkreis der Beiratsmitglieder weiter oder enger definieren kann als im aktienrechtlichen Aufsichtsrat. Sofern die Pflichtverletzung Geschäftsführungsaufgaben betrifft, kann die Privilegierung aber nicht weiter reichen als sie bei Geschäftsführern zulässig wäre.

In der Praxis wird die Haftung oft vom Vorliegen eines vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Handelns abhängig gemacht, betragsmäßig begrenzt oder die Verjährungsfrist verkürzt. Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass solche Haftungsbeschränkungen insbesondere von qualifizierten Personen häufig als obligatorische Bedingung für die Teilnahme an dem Aufsichtsgremium gefordert werden.

Vergütung

Für die Vergütung der Beiratsmitglieder gibt es keine festen Regeln. Sie hängt insbesondere von der Größe des Unternehmens, der mit der Beiratstätigkeit verbundenen Verantwortung und dem funktionsspezifischen Arbeitsaufwand, d. h. der Anzahl der jährlichen Sitzungen und der Mitwirkung in etwaigen Ausschüssen ab. Wie für fakultative Aufsichtsratsmitglieder auch, kann die Vergütung sowohl durch Gesellschaftsvertrag als auch Beschluss der Gesellschafterversammlung oder Vertrag gewährt werden. Bei synchronisierten Beiräten in der Komplementär-GmbH und der KG ist die Beiratsvergütung verursachungsgerecht aufzuteilen.

Um qualifizierte Fachleute für die Mitarbeit zu gewinnen, sollte die Vergütung eher großzügig bemessen werden. In der Praxis überwiegt die Festvergütung, die durch Sitzungsgelder und/oder einen variablen (z.B. ergebnisabhängigen) Vergütungsteil ergänzt werden kann.

Fazit

Ob die Errichtung eines fakultativen Beirats für die entsprechende GmbH & Co. KG sinnvoll ist, hängt von den Umständen des konkreten Einzelfalls ab. Abhängig von den beabsichtigten Funktionen sollte bzw. muss der Beirat entweder bei der Komplementär-GmbH, der KG oder bei beiden Gesellschaften als zusätzliches Organ verankert werden. Bei der Bestimmung der Befugnisse und Aufgaben besteht ein weitreichender Gestaltungsspielraum, sofern nicht in den Kernbereich der Gesellschafterstellung eingegriffen oder die Gesellschafterversammlung entmachtet wird.