Am 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Der deutsche Gesetzgeber ist damit − wenn auch verspätet − seiner Verpflichtung zur Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht nachgekommen.
§ 12 HinSchG verpflichtet Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten dazu, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. An diese Meldestelle können sich Beschäftigte wenden, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben. Für kleinere Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten galt zunächst eine Übergangsfrist (§ 42 HinSchG). Diese ist jedoch am 17. Dezember 2023 ausgelaufen ist, sodass seitdem für sämtliche Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine Pflicht zur Errichtung einer internen Meldestelle besteht. Für bestimmte in § 12 Abs. 3 HinSchG genannte Unternehmen (Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger etc.) gilt die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Das HinSchG erweitert und konkretisiert damit die für Geschäftsführer und andere Organmitglieder ohnehin bestehende Verpflichtung zur Schaffung eines Compliance-Systems, um Risiken für Rechtsverstöße präventiv zu ermitteln, aufzuklären und zu vermeiden, ermittelte Rechtsverstöße abzustellen und sie angemessen zu sanktionieren.
Verstöße gegen das HinSchG sind bußgeldbewehrt. Wer entgegen § 12 HinSchG nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, handelt ordnungswidrig. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 20.000 Euro geahndet werden (§ 40 HinSchG).
Um den Pflichten als Unternehmensleiter nachkommen zu können und eine Haftung zu vermeiden, sollten sich Geschäftsführer mit den Regelungen des HinSchG auseinandersetzen.
1. Ziel des Gesetzes und persönlicher Anwendungsbereich
Das HinSchG regelt den Schutz von Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit (z. B. als Stellenbewerber) Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach dem HinSchG vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Der persönliche Anwendungsbereich erfasst nicht nur Beschäftigte des Unternehmens, sondern z. B. auch Auftragnehmer oder Lieferanten, wenn diese im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Darüber hinaus schützt das HinSchG Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind (§ 1 HinSchG).
2. Sachlicher Anwendungsbereich
Das HinSchG gilt nicht für die Meldung und Offenlegung sämtlicher Verstöße, sondern nur derjenigen, die in den sachlichen Anwendungsbereich gemäß § 2 HinSchG fallen. Dies sind beispielsweise
- Verstöße, die strafbewehrt sind;
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Dazu zählen z. B. Verstöße gegen die Pflicht zur Zahlung des Mindestlohns nach § 20 MiLoG, bußgeldbewehrte Verstöße gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz nach § 16 I AÜG oder bußgeldbewehrte Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz nach § 22 ArbzG;
- Verstöße gegen Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten im Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung.
3. Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung
Neben den von den Unternehmen nach § 12 HinSchG zu errichtenden internen Meldestellen gibt es externe Meldestellen. In diesem Zusammenhang ist insbesondere die beim Bundesamt für Justiz errichtete externe Meldestelle des Bundes zu nennen. Weitere externe Meldestellen bestehen z. B. bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt.
Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden. § 7 Abs. 1 HinSchG regelt lediglich, dass die Personen in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien fürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollten, aber eben nicht müssen. Außerdem hat der Gesetzgeber bestimmt, dass Unternehmen Anreize dafür schaffen sollen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Die effektivste Form der Anreizsetzung dürfte regelmäßig in einer möglichst effektiven Ausgestaltung interner Meldestellen bestehen. Hiervon geht auch der Gesetzgeber aus, indem er Unternehmen verpflichtet, klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahren bereitzustellen.
4. Vertraulichkeitsgebot
Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind und der sonstigen in den Meldungen genannten Personen zu wahren. Die Identität dieser Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden (§ 8 HinSchG).
§ 9 HinSchG enthält Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot. So wird die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, nicht geschützt. Außerdem dürfen Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person z. B. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden, sowie aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren, oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
5. Dokumentation der Meldungen
Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, müssen alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentieren. Bei telefonischen Meldungen oder anderen Sprachnachrichten darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Andernfalls ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, das eine Zusammenfassung des Inhalts der Meldung enthält.
6. Interne Meldestellen
Hat ein Unternehmen nach § 12 HinSchG eine interne Meldestelle einzurichten, gilt für deren Ausgestaltung und das Verfahren Folgendes.
6.1. Eigene interne Meldestelle oder Übertragung auf einen Dritten
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Unternehmen oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet das betrauende Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen (§ 16 Abs. 1 HinSchG).
Als Dritter kommt eine natürliche Person (z. B. ein beauftragter Rechtsanwalt), eine juristische Person (z. B. ein entsprechendes Dienstleistungsunternehmen) oder eine zentrale Einheit in einem Konzernunternehmen in Betracht. Auf diesen Dritten können alle Aufgaben der Meldestelle übertragen werden, d. h. nicht nur die Entgegennahme von Hinweisen, sondern auch das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Lediglich die Pflicht, den Verstoß abzustellen, verbleibt bei der Gesellschaft selbst.
6.2 Freiwillige Öffnung der Meldekanäle für Meldungen durch Dritte und anonyme Meldungen
Zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Unternehmen müssen für diese Meldekanäle einrichten, über die sich Beschäftigte und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Der interne Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er darüber hinaus auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen Unternehmen oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen (z. B. als Auftragnehmer oder Lieferant). Für die Öffnung der Meldewege gegenüber solchen Dritten besteht jedoch keine Pflicht.
Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht aber ebenfalls keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
6.3 Verfahren bei internen Meldung
Die interne Meldestelle
- bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
- ergreift angemessene Folgemaßnahmen.
Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere
- interne Untersuchungen bei dem Arbeitgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
- die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
- das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei dem Arbeitgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde abgeben.
7. Schutzmaßnahmen
§§ 33 ff. HinSchG regelt Maßnahmen für den Schutz hinweisgebender Personen.
Um diesen Schutz in Anspruch nehmen zu können, muss die hinweisgebende Person jedoch hinreichenden Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die von ihr gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen oder die hinweisgebende Person zumindest hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei (§ 33 HinSchG).
Zu den Schutzmaßnahmen zählen u. a. das Verbot von Repressalien sowie eine Beweislastumkehr. Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese Benachteiligung infolge einer Meldung oder Offenlegung nach dem HinSchG erlitten zu haben, so wird nach § 36 Abs. 2 HinSchG vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie für diese Meldung oder Offenlegung ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte.
8. Offenlegung von Informationen
Bei einer Offenlegung (z. B. durch eigene Veröffentlichung oder Weitergabe an die Medien) fallen hinweisgebende Personen nur in den in § 32 HinSchG genannten Fällen, die hier nicht weiter dargestellt werden können, unter die Schutzmaßnahmen des HinSchG.