Das hohe Zinsniveau zwingt Unternehmen, in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten die vorhandene Liquidität möglichst sinnvoll im Konzern zu nutzen. Das Mittel der Wahl lautet hier häufig: Errichtung eines Cash Pools. Der Cash Pool ermöglicht es, Liquidität im Unternehmen optimal zu nutzen. Finanzkräftige Unternehmenszweige werden genutzt, um weniger finanzstarke Teile des Unternehmens zu stützen und so von Zinsvorteilen zu profitieren.
Welche Risiken mit der Errichtung eines Cash Pools einhergehen, zeigt sich in der Regel erst, wenn die im Cash Pool vorhandene Liquidität nicht mehr ausreicht, um den Liquiditätsbedarf sämtlicher Beteiligten zu decken. Dann wird das gesamte Ausmaß des Schadens offenbar. Um diesen Risiken frühzeitig zu begegnen, zeigen wir Ihnen nachstehend die wichtigsten Fallstricke auf, die es bei der Errichtung eines Cash Pools zu beachten gilt.
Fehlendes oder unzureichendes Vertragswerk
Der häufigste Fehler, dem wir in unserer täglichen Arbeit im Zusammenhang mit einem Cash Pool begegnen, ist ein nicht vorhandenes oder unzureichendes Vertragswerk.
Für die Errichtung eines Cash Pools bedarf es zweier Verträge, die wie Zahnräder ineinandergreifen sollten:
Zum einen sollte ein Interner Cash Pool Vertrag zwischen der Cash Pool Führerin und den Cash Pool Teilnehmerinnen abgeschlossen werden. Dieser Vertrag regelt die Rechtsverhältnisse innerhalb des Konzerns. Wesentliche Elemente sind hier die Ausstattungsverpflichtung der Cash Pool Führerin, Regelungen zur Erhaltung des Kapital- und des Liquiditätsschutzes, Regelungen zur Verzinsung, Informationsrechte und -pflichten und eine Regelung dazu, wie der Cash Pool im Ernstfall suspendiert oder beendet werden kann.
Zum anderen wird meist mit einer oder mehreren beteiligten Banken ein Bankvertrag abgeschlossen, der die technische Umsetzung regelt. Selbstverständlich kann ein Cash Pool auch in Form eines manuellen Poolings aufgesetzt werden, bei dem die Services einer Bank nicht benötigt werden, sondern eine manuelle Saldenübertragung auf Anforderung erfolgt. Der praktisch häufigere Fall dürfte allerdings das automatische Pooling unter Inanspruchnahme der Services einer Bank darstellen.
Entscheidend ist, dass der Bankvertrag und der Interne Cash Pool Vertrag aufeinander abgestimmt sind. Dies betrifft beispielsweise die Regelung der Suspendierungs- oder Kündigungsmöglichkeiten. Denn eine kurzfristige Kündigungsmöglichkeit im Internen Cash Pool Vertrag macht nur dann Sinn, wenn eine solche Regelung auch im Bankvertrag verankert ist. Um den Prozess zu vereinfachen, verlangen Banken häufig, dass die Cash Pool Führerin als single point of contact fungiert und in Vollmacht der Cash Pool Teilnehmerinnen als Ansprechpartnerin gegenüber der Bank auftritt. Auch dies sollte im Internen Cash Pool Vertrag entsprechend abgebildet sein.
Die Rechtsprechung ist äußerst streng, wenn es um die Pflichten der Geschäftsführung im Zusammenhang mit der Errichtung eines Cash Pools geht. Das Fehlen eines ausreichenden Vertragswerks kann für sich genommen schon als Pflichtverstoß gewertet werden und im Ernstfall zu einer persönlichen Haftung führen. Eine Exkulpation ist für die Geschäftsführung bei einem fehlenden oder unzureichenden Vertragswerk kaum möglich.
Fehlendes Informations- und Überwachungssystem
Aufgrund der strengen Kapital- und Liquiditätsschutzvorschriften ist die Geschäftsführung verpflichtet, jederzeit über die finanzielle Situation ihrer Gesellschaft vollumfänglich informiert zu sein. Auch wenn diese Anforderung (von der Rechtsprechung schon mehrfach bestätigt) den täglichen Herausforderungen der Geschäftsführung kaum ausreichend Rechnung tragen dürfte, so gilt dies umso mehr, wenn die Gesellschaft Teilnehmerin eines Cash Pools ist oder diesen sogar führt.
Entscheidend ist, dass zu jedem Zeitpunkt klar ist, ob die im Cash Pool vorhandene Liquidität ausreicht, um den Liquiditätsbedarf aller Cash Pool Teilnehmerinnen zu decken. Dies setzt die Errichtung eines Informations- und Überwachungssystems voraus. Die Cash Pool Teilnehmerinnen sind verpflichtet, ihren Liquiditätsbedarf wie auch die vorhandene überschüssige Liquidität regelmäßig an die Cash Pool Führerin zu berichten, die daraus wiederum eine konsolidierte Liquiditätsplanung erstellt. Vor dem Hintergrund des am 01.01.2021 in Kraft getretenen § 1 des Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetzes (StaRUG) sollte diese konsolidierte Liquiditätsplanung rollierend erstellt werden und die folgenden 24 Monate (mindestens aber 12 Monate) abbilden, auch wenn dies für viele Unternehmen schwierig werden dürfte.
Zusätzlich zu einem regelmäßigen Informationsfluss sollte sichergestellt sein, dass eine Informationspflicht für außergewöhnliche Situationen besteht. Dies kann beispielsweise ein unerwarteter außergewöhnlich hoher Liquiditätsbedarf wegen eines Haftungsfalls oder ähnliches sein. Denn auch diese außergewöhnliche Situation muss in der Planung abgebildet werden, um rechtzeitig reagieren zu können.
Die bloße vertragliche Vereinbarung von Informationsrechten und -pflichten reicht jedoch nicht aus, um die Pflichten der Geschäftsführung zu erfüllen. Es muss sichergestellt sein, dass die betreffenden Pflichten eingehalten werden und das Informations- und Überwachungssystem funktionsfähig ist. Andernfalls droht auch hier ein haftungsbewehrter Pflichtenverstoß.
Verspätete Reaktion auf Krisensituationen
Das Informations- und Überwachungssystem bildet die Ausgangsbasis für die Reaktionsmöglichkeiten der Geschäftsführung im Ernstfall. Erkennt die Geschäftsführung, dass die im Konzern vorhandene Liquidität nicht mehr ausreicht, um den Bedarf der Gesellschaft zu decken, so ist eine schnelle Reaktion geboten.
Grundlage für die Reaktionsmöglichkeit ist die Verankerung einer möglichst kurzfristigen Suspendierungs- oder Kündigungsmöglichkeit im Internen Cash Pool Vertrag wie auch im Bankvertrag. Denn nur mit einer sofortigen Aussetzung oder Beendigung des Poolings ist sichergestellt, dass keine weitere Liquidität abfließt.
Auch aus Sicht der Cash Pool Führerin ist eine solch kurzfristige Möglichkeit der Beendigung des Cash Pools unerlässlich. Angesichts der Vermögensbetreuungspflichten der Cash Pool Führerin muss diese in der Lage sein, jederzeit kriselnde Gesellschaften aus dem Cash Pool zu lösen, um wegen der drohenden Kaskadenwirkung Schaden von den übrigen Cash Pool Teilnehmerinnen abzuwenden.
Fazit: In wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten gilt es vorzubeugen
Die Errichtung eines Cash Pools kann zahlreiche Vorteile bieten und Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Zinsvorteile sichern.
Die Fallstricke im Zusammenhang mit der Errichtung und Umsetzung eines Cash Pools offenbaren sich erst in der Unternehmenskrise, wenn nicht mehr ausreichend Liquidität im Cash Pool vorhanden ist. Dann muss die Frage der Haftung der Geschäftsführung beantwortet werden − eine Aufgabe, die nicht selten von Insolvenzverwaltern zu erledigen ist. Daher gilt es, bereits beim Aufsetzen eines Cash Pools vorzubeugen.
Die genannten Fallstricke zeigen, dass im ersten Schritt bei der Entwicklung des Vertragswerks bestimmte Mindeststandards erfüllt werden müssen. Im zweiten Schritt muss die Geschäftsführung sicherstellen, dass ein vertraglich verankertes Informations- und Überwachungssystem auch tatsächlich umgesetzt wird, um im dritten Schritt bei Auftreten eines Liquiditätsengpasses entsprechend reagieren zu können.
Die Errichtung eines Cash Pools ist komplex und bedarf einer ausreichenden Vorbereitung. Doch wenn die Grundregeln beachtet werden, können Haftungsgefahren für die Geschäftsführung minimiert und die Vorteile eines Cash Pools genutzt werden.