Parallel setzt die Bieterseite generative KI längst produktiv ein. Bieterfragen und Angebote werden umfangreicher, detaillierter — und künftig sogar vollautomatisiert, wenn die EU den Schritt vom dokumenten- zum datenzentrierten Vergabesystem geht. Schnittstellenbasierte Angebotsabgaben werden KI-gesteuertes Bid-Management zum Standard machen. Anbieter wie STOTL stehen bereits in den Startlöchern hierfür.
Wenn Verwaltungen diesen Wandel ignorieren, verlieren sie Kontrolle, Qualität und Wettbewerb. Die Vergabe-Wende braucht KI — aber in einer Form, die zum öffentlichen Sektor passt.
Was KI-Agenten im öffentlichen Einkauf leisten können
KI-Agenten sind spezialisierte, autonome Softwarekomponenten, die eigenständig Aufgaben ausführen können: analysieren, planen, Entscheidungen vorbereiten, interagieren.
Sie sind keine „Chatbots”, sondern operative Assistenten mit Verfahrenswissen, eingebettet in ein nachvollziehbares Regelwerk und menschlicher Kontrolle unterlegen. Ein Agent kann zum Beispiel:
- Bedarfsanfragen analysieren und automatisch in ein strukturiertes Format überführen
- klassifizieren, ob Direktauftrag, Rahmenvertrag oder Ausschreibung notwendig ist
- Angebote auswerten, Kriterien anwenden und Bewertungsmatrizen generieren
Kurz: Agenten übernehmen die Last, Menschen behalten die Verantwortung. Und sie skalieren mit Aufgabenvolumen — nicht mit Kopfzahlen.
Eine Anleitung: So können KI-Agenten im öffentlichen Einkauf eingeführt werden
1. Status-quo-Prozess sichtbar machen
Bedarfsmeldung, Vergabe, Bestellung, Zahlung: Jeder Schritt muss verstanden werden — inklusive Wartezeiten, Medienbrüche und Interpretationsspielräume. Agenten sollten immer in einen Prozess eingebettet sein.
2. Daten kartieren und Digitalisierungsgrad messen
Agenten arbeiten mit Daten und Schnittstellen — nicht mit E-Mails und PDFs. Behörden sollten daher identifizieren:
- Welche Bedarfe werden strukturiert erfasst?
- Welche Systeme liefern verlässliche, teilbare Informationen?
- Wo fehlen Schnittstellen?
Die Datenlage entscheidet, welche Agenten eingesetzt werden können.
3. Soll-Prozess entwickeln und Automatisierung priorisieren
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Der Soll-Prozess definiert die Rollen von Mensch und Maschine sowie ihre Zusammenarbeit:
- Welche Aufgaben sollen Agenten vorbereiten?
- Welche Entscheidungen bleiben menschlich?
- Wo brauchen Einkäufer Assistenz, wo echte Autonomie?
4. Mit einem Pilot-Projekt beginnen
Grundsätzlich gilt für den Einsatz von KI-Agenten im (öffentlichen) Einkauf: klein starten, Vertrauen aufbauen, gemeinsam lernen und dann skalieren. Im besten Fall konzentriert man sich im Rahmen eines Pilotprojekts daher auf einen Teilprozess des Einkaufsprozesses: Ein idealer Startpunkt hierfür ist die Bedarfserfassung und das intelligente Routing von Bedarfen in die richtigen Sourcingkanäle. Hier entsteht der größte Effizienzhebel — und hier entscheidet sich, ob Agenten nachhaltig Mehrwert schaffen.
5. Wirkung messen und systematisch erweitern
Der wichtigste Effekt eines Piloten ist nicht Effizienz, sondern Vertrauen:
- dass Agenten nachvollziehbar handeln
- dass Kontrollmechanismen funktionieren
- dass Teams entlastet, nicht ersetzt werden
Aus diesem Vertrauen heraus lassen sich Agenten sicher auf weitere Teilprozesse ausweiten — vom Vergabemanagement bis zur Bestellmanagement. So entwickelt sich ein belastbares, wachsendes KI-Ökosystem.
Jakob Reuschlein ist Verantwortlicher für den öffentlichen Sektor bei Procure Ai. Als europäisches KI-Unternehmen definiert Procure Ai die Art und Weise, wie Einkaufsentscheidungen getroffen werden neu. In Zusammenarbeit mit führenden öffentlichen Institutionen und Unternehmen ermöglicht es die Procure Ai Agenten-Plattform, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und schnellere, datenbasierte Entscheidungen in komplexen Einkaufsumgebungen zu treffen.
Als eines der vielversprechendsten sowie innovativsten Technologieunternehmen Europas wurde Procure Ai außerdem von Headline in die Liste der „AI 100 Europe“ aufgenommen und von der Financial Times als eines der 125 am schnellsten wachsenden Start-ups Europas ausgezeichnet.